BELGENİN KAPSAMI VE KULLANIMI

Bu metin, Av. Arb. Enver Alper Mutluer tarafından Mutluer Hukuk Bürosu unvanıyla yürütülen avukatlık ve hukuki danışmanlık faaliyetlerinde işlenen kişisel veriler hakkında ilgili kişileri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 10 uncu maddesi uyarınca bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. Metin, Büro tarafından yürütülen 26 çalışma alanı ile müvekkil ve potansiyel müvekkil ilişkilerini, dava ve takipleri, şirket danışmanlığını, tahkimi, Anayasa Mahkemesi ve Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi başvurularını kapsar.

Bu ana metin avukatlık ve hukuki danışmanlık faaliyetleri için çerçeve aydınlatmadır. Arabuluculuk, internet sitesi iletişim ve randevu formları, çerezler ile kişisel verilerin doğrudan ilgili kişiden alınmadığı faaliyetlerde, işleme anına ve kanala uygun kısa veya faaliyet özelinde aydınlatma metinleri ayrıca kullanılır. Güncelleme tarihinde Büroda çalışan, stajyer veya çalışan adayı verisi işlenmemektedir. İleride böyle bir süreç başlatılırsa veri alınmadan önce ayrı aydınlatma yapılır. Aydınlatma metni tek başına KVKK uyumunu sağlamaz; açıklanan işlemlerin Büroda fiilen uygulanması gerekir.

 

KISA KATMANLI AYDINLATMA

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu Av. Arb. Enver Alper Mutluer tarafından Mutluer Hukuk Bürosu unvanıyla; hukuki hizmet talebinin değerlendirilmesi, avukatlık ve danışmanlık ilişkisinin kurulması ve yürütülmesi, dava, soruşturma, icra, tahkim ve diğer hukuki işlerin takibi, hakların tesisi, kullanılması veya korunması, mali ve mesleki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ile bilgi güvenliğinin sağlanması amaçlarıyla işlenebilir.

Veriler; ilgili kişi, müvekkil veya üçüncü kişilerden, fiziki ve elektronik iletişim kanallarından, UYAP ve kanunen erişilebilen resmî ya da kamuya açık kaynaklardan otomatik veya otomatik olmayan yollarla elde edilir. İşleme, somut faaliyete göre KVKK madde 5 ve 6 daki şartlardan uygun olanına dayanır; geçerli başka bir şart varsa ayrıca açık rıza istenmez.

Veriler, hukuki hizmetin yürütülmesi veya kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekli olduğunda yetkili adli ve idari mercilere, karşı taraf veya vekiline, tevkil edilen avukata, bilirkişi ve uzmana, banka ve mali hizmet sağlayıcılarına ve gerekli teknik hizmet sağlayıcılarına aktarılabilir. KVKK kapsamındaki haklar ve başvuru yolları bu metnin 28 ila 30 uncu bölümlerinde açıklanmıştır. Bu bildirim açık rıza talebi değildir.

1 VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu, Mutluer Hukuk Bürosu unvanıyla mesleki faaliyetlerini sürdüren Av. Arb. Enver Alper Mutluerdir.

• Adres: Esentepe Mahallesi, Harman 1 Sokak, Duran İş Merkezi No:4 Kat:8, Şişli / İstanbul
• Ofis Telefonu: 0212 278 88 36
• Cep Telefonu: 0532 263 41 65
• Genel E-posta: av.alper@mutluer.av.tr
• KVKK Başvuru E-postası: kvkk@mutluer.av.tr
• PTT KEP Adresi: enveralper.mutluer@hs01.kep.tr
• İnternet Sitesi: www.mutluer.av.tr

Bağımsız avukat, mesleki faaliyette işlenecek verilerin amaç ve vasıtalarını kural olarak kendisi belirlediği için veri sorumlusudur. Müvekkilin ayrıntılı ve özel talimat verdiği, avukatın işleme amacı ve yönteminde bağımsız karar yetkisinin bulunmadığı sınırlı işlerde rol, somut faaliyet bakımından veri işleyen olarak değişebilir. Sözleşmede kullanılan sıfat tek başına belirleyici değildir.

Güncelleme tarihi itibarıyla Büroda bağlı avukat, çalışan, stajyer, sekreter veya çalışan adayı bulunmamaktadır ve bu sıfatlarla kişisel veri işlenmemektedir. İleride personel veya stajyer görevlendirilirse bu kişiler veri sorumlusunun yetkisi altında hareket eder; ilgili aydınlatma ve gizlilik süreçleri veri alınmadan önce kurulur. Tevkil edilen bağımsız avukatın rolü ise verilen işteki karar yetkisine göre ayrıca belirlenir.

2 KAPSAM KİMLER BU METNİN MUHATABIDIR

İlişkinin niteliğine göre bu metin özellikle aşağıdaki gerçek kişileri kapsar:

• Mevcut ve potansiyel müvekkiller
• Gerçek kişi hukuki danışmanlık alanlar
• Şirket ve diğer tüzel kişi müvekkillerin gerçek kişi ortakları, yöneticileri, yönetim kurulu üyeleri, müdürleri ve temsilcileri
• Şirket müvekkillerin hukuki iş kapsamında verisi işlenen çalışanları, müşterileri, tedarikçileri ve diğer gerçek kişi ilgilileri
• Vekâlet veya hukuki hizmet ilişkisinin kurulması değerlendirilen kişiler
• Hukuki hizmetle bağlantılı olarak verisi doğrudan kendisinden elde edilen diğer gerçek kişiler
• Karşı taraflar, borçlular, alacaklılar, tanıklar, bilirkişiler, kefiller, aile bireyleri ve dosyayla bağlantılı diğer gerçek kişiler
• Müvekkil veya şirket müvekkil tarafından hukuki iş kapsamında bilgileri iletilen gerçek kişiler

Tüzel kişilerin kendilerine ait ticari bilgiler kural olarak kişisel veri değildir. Bununla birlikte tüzel kişiyle bağlantılı gerçek kişilere ait kimlik, iletişim, görev, yetki, imza, pay sahipliği ve benzeri bilgiler kişisel veri niteliğindedir.

Karşı taraf, tanık, borçlu, çalışan, aile bireyi, şirket yetkilisi veya diğer üçüncü kişilerin verilerinin doğrudan kendilerinden alınmadığı durumlarda ayrıca “Dolaylı Yollardan Elde Edilen Kişisel Verilere İlişkin Aydınlatma Metni” uygulanır.

3 AYRI AYDINLATMA METNİ UYGULANAN FAALİYETLER

• Arabuluculuk faaliyetleri
• İnternet sitesi iletişim ve randevu formları
• Çerezler, analitik/teknik internet sitesi kayıtları
• İleride Büro tarafından güvenlik kamerası kurulması hâlinde kamera kayıtları
• İleride personel, stajyer veya çalışan adayı süreci başlatılması hâlinde bu kişilere ilişkin işlemler
• Kişisel verileri doğrudan kendisinden elde edilmeyen kişiler
• Açık rıza gerektiren ve ana avukatlık hizmetinden ayrı nitelikteki istisnai işlemler

Özel aydınlatma metni ile işbu metin arasında farklılık bulunması hâlinde somut işleme faaliyetine özgü özel metin esas alınır.

4 KİŞİSEL VERİ İŞLEMEDE TEMEL İLKELER

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

Bir verinin hukuki dosyada yararlı olabilecek olması, o verinin sınırsız biçimde toplanması, kopyalanması, aktarılması veya saklanması için tek başına yeterli kabul edilmez.

5 İŞLENEBİLECEK KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

5 1 Kimlik Verileri

Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, yabancı kimlik numarası, pasaport bilgileri, doğum tarihi ve yeri, imza, fotoğraf ve somut hukuki işlem için gerekli diğer kimlik bilgileri. Kimlik belgesinin tamamının alınmasına gerek bulunmayan işlemlerde yalnız gerekli bilgiler işlenir.

5 2 İletişim Verileri

İkamet veya işyeri adresi, telefon numarası, e-posta, KEP adresi ve hukuki işlemin yürütülmesi için gerekli diğer iletişim bilgileri.

5 3 Vekâlet ve Temsil Verileri

Vekâletname, temsil ve ilzam yetkisi, imza yetkisi, şirket temsilciliği, veli, vasi, kayyım veya vekil sıfatına ilişkin bilgiler.

5 4 Hukuki İşlem ve Dosya Verileri

Dava, soruşturma, kovuşturma, icra, tahkim, sözleşme, ihtar, başvuru, karar, dilekçe, savunma, delil, bilirkişi raporu, tebligat, duruşma ve diğer hukuki işlem kayıtları.

5 5 Finansal ve Malvarlığı Verileri

IBAN ve banka hesap bilgileri, borç-alacak, ücret, kira, tazminat, ödeme, taşınmaz, araç, hisse, şirket payı, haciz, rehin, ipotek ve somut hukuki uyuşmazlığın gerektirdiği diğer mali veriler. Büro, çevrim içi e-tahsilat hizmetinde PayTR Ödeme ve Elektronik Para Kuruluşu A.Ş. altyapısını kullanır. Kart numarası, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu doğrudan PayTR ödeme altyapısı üzerinden PayTR, ilgili banka ve kart kuruluşlarınca işlenir ve kendi mevzuatlarına göre saklanır. Bu bilgiler Büroya iletilmez ve Büronun sunucu veya kayıt sistemlerinde tutulmaz. Büro yalnız ödeme yapanın gerekli kimlik ve iletişim bilgileri ile tutar, taksit, işlem zamanı, referans, ödeme durumu ve maskelenmiş kart veya banka bilgisini işleyebilir.

5 6 Şirket ve Ticari Faaliyetle Bağlantılı Gerçek Kişi Verileri

Şirket ortağı, yönetici, yönetim kurulu üyesi, müdür, çalışan, müşteri, tedarikçi ve temsilcilere ilişkin kimlik, iletişim, unvan, görev, yetki, imza, pay sahipliği ve sözleşmesel/ticari işlem bağlantısı bilgileri.

5 7 Çalışma ve Mesleki Veriler

Meslek, unvan, işyeri, görev, çalışma süresi, bordro, ücret, SGK, iş sözleşmesi, fesih, özlük ve iş uyuşmazlığı için gerekli diğer veriler.

5 8 Aile, Yakınlık ve Sosyal Hayat Verileri

Aile ve miras hukuku dosyalarında eş, çocuk, anne-baba, mirasçı ve diğer aile bireyleriyle hukuki ilişki, medeni hâl, velayet, vesayet, soybağı, nafaka, mal rejimi ve miras bilgileri.

5 9 Gayrimenkul ve Taşınmaz Verileri

Tapu, ada, parsel, bağımsız bölüm, malik, kira, ipotek, intifa, kat mülkiyeti, inşaat/proje ve ilgili mali bilgiler.

5 10 Görsel ve İşitsel Veriler

Hukuki dosyaya delil olarak sunulan veya hukuka uygun şekilde elde edilen fotoğraf, video ve ses kayıtları. Avukatlık veya danışmanlık hizmeti verilmesi, görüşmelerin rutin olarak ses veya görüntü kaydına alınacağı anlamına gelmez.

5 11 Dijital ve İşlem Güvenliği Verileri

IP adresi, sunucu ve güvenlik logları, e-posta başlık bilgileri, oturum ve erişim kayıtları ve sistem güvenliği için gerekli teknik kayıtlar. Çerezler ayrıca Çerez Aydınlatma Metni kapsamında değerlendirilir.

6 ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLER

KVKK m.6 kapsamında ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf veya sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli kişisel veridir.

Mutluer Hukuk Bürosunda özel nitelikli veriler özellikle ceza, aile, iş, tazminat, miras, ehliyet/vesayet, soybağı ve diğer dava veya danışmanlık dosyalarının niteliği gerektirdiğinde ortaya çıkabilir. Bu veriler yalnızca somut hukuki iş için gerekli olduğu ölçüde işlenir ve ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli güvenlik önlemlerine tabi tutulur.

7 ÖZEL NİTELİKLİ VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

• İlgili kişinin açık rızasının bulunması
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi
• Fiilî imkânsızlık hâlinde hayat veya beden bütünlüğünün korunması için zorunluluk
• İlgili kişinin alenileştirdiği verinin alenileştirme iradesine uygun işlenmesi
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunluluk
• Kanunda sayılan şartlarla kamu sağlığı, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis/tedavi/bakım ve sağlık hizmetlerinin planlanması-yönetimi
• İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Siyasi, felsefi, dinî veya sendikal amaçlarla kurulan ve kâr amacı gütmeyen kuruluşların, kanunda belirtilen sınırlar içinde kendi üyeleri veya düzenli temas hâlindeki kişiler hakkında işlem yapması

Avukatlık faaliyetlerinde özellikle bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunluluk işleme şartı; bedensel zarar dosyasındaki sağlık raporu, ceza dosyasındaki mahkûmiyet/güvenlik tedbiri bilgileri veya soybağı uyuşmazlığındaki genetik veriler gibi somut olarak gerekli veriler bakımından uygulanabilir. Geçerli başka bir işleme şartı varken genel ve gereksiz bir “özel nitelikli verilerimin tamamına rıza veriyorum” beyanı alınmaz.

8 ÇALIŞMA ALANLARINA GÖRE VERİ İŞLEME

Mutluer Hukuk Bürosunun çalışma alanları aşağıda ayrı ayrı gösterilmiştir. Her başlıkta belirtilen veri kategorileri örnek niteliğindedir; her dosyada tamamı işlenmez. Kişisel veri ancak somut hukuki iş için gerekli olduğu ölçüde, ilgili hukuka uygunluk şartına dayanılarak ve veri minimizasyonu uygulanarak işlenir.

8 1 Ticaret ve Şirketler Hukuku

Şirket kuruluşu, esas sözleşme ve pay sahipliği yapısı, genel kurul ve yönetim kurulu işlemleri, sermaye artırımı/azaltımı, pay devri, şirket birleşme-bölünme ve sair yapısal işlemler ile ortaklar ve yöneticiler arasındaki hukuki ilişkiler kapsamında gerçek kişilere ait kimlik, iletişim, unvan, görev, temsil ve ilzam, imza, pay sahipliği, mali işlem ve hukuki işlem verileri işlenebilir. Şirketin tüzel kişiliğine ait salt ticari bilgiler kişisel veri sayılmamakla birlikte ortak, yönetici, çalışan, müşteri, tedarikçi ve temsilcilere ilişkin gerçek kişi bilgileri KVKK kapsamındadır.

Bu veriler, hukuki danışmanlığın sunulması, şirket organ kararlarının ve sözleşmelerin hazırlanması, mevzuata uyumun değerlendirilmesi, uyuşmazlıkların önlenmesi veya yürütülmesi ve hakların tesisi, kullanılması ya da korunması amaçlarıyla; somut faaliyete göre KVKK m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e ve şartları varsa m.5/2-f kapsamında işlenebilir. Şirket müvekkilin toplu veri aktarması hâlinde yalnız ilgili hukuki iş için gerekli kişiler ve veri alanlarıyla sınırlılık esastır.

8 2 Şirketlere Sürekli Hukuki Danışmanlık

Sürekli danışmanlık kapsamında şirket yöneticileri ve çalışanlarıyla düzenli iletişim kurulabilir; sözleşmeler, insan kaynakları süreçleri, ticari alacaklar, yönetim kararları, ihtarlar, dava ve icra dosyaları, düzenleyici yükümlülükler ve şirket içi hukuki süreçlerle bağlantılı kişisel veriler işlenebilir. Sürekli danışmanlık ilişkisi, şirket bünyesindeki bütün kişisel verilere sınırsız erişim yetkisi vermez.

Her talep bakımından hangi veri setinin gerçekten gerekli olduğu ayrıca değerlendirilir. Bordro, sağlık, disiplin, ceza mahkûmiyeti veya diğer hassas veriler yalnız ilgili iş için zorunlu olduğu ölçüde alınır; özel nitelikli veriler bakımından KVKK m.6 şartları ayrıca uygulanır. Düzenli dosya paylaşım kanallarında erişim yetkisi, veri minimizasyonu ve meslek sırrı ön plandadır.

8 3 Ticari Alacak ve Ticari Uyuşmazlıklar

Ticari alacak, cari hesap, mal veya hizmet satışı, fatura, çek/senet, temerrüt, tazminat ve diğer ticari uyuşmazlıklarda borçlu, alacaklı, kefil, şirket temsilcisi ve ilgili gerçek kişilere ait kimlik, iletişim, sözleşme, ödeme, banka, malvarlığı ve hukuki işlem verileri işlenebilir.

Veriler alacağın tespiti, ihtar, müzakere, arabuluculuk, dava veya icra yoluyla tahsili ve savunma haklarının kullanılması amacıyla KVKK m.5/2-c ve özellikle m.5/2-e kapsamında işlenebilir. Borç bilgisinin ilgisiz üçüncü kişilere açıklanmaması, iletişimde ölçülülük ve yalnız gerekli malvarlığı verilerinin kullanılması esastır.

8 4 Sözleşmeler Hukuku

Sözleşmenin hazırlanması, müzakeresi, revizyonu, imzalanması, ifası, feshi ve sözleşmeden doğan uyuşmazlıkların yönetiminde taraflar, temsilciler, kefiller, irtibat kişileri ve gerektiğinde çalışanlara ait kimlik, iletişim, temsil, imza, mali ve işlem verileri işlenebilir.

İşleme; sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili ve gerekli olması hâlinde KVKK m.5/2-c, kanuni yükümlülüklerde m.5/2-a/ç ve sözleşmesel hakların ileri sürülmesi veya savunulmasında m.5/2-e kapsamında yapılabilir. Taslaklarda gereksiz kişisel veri kullanılmaz; nihai sözleşme için gerekli olmayan kimlik fotokopileri ve ekler dosyada tutulmaz.

8 5 Ceza Hukuku

Soruşturma ve kovuşturmalarda şüpheli, sanık, mağdur, müşteki, katılan, tanık ve diğer ilgililere ait kimlik, iletişim, ifade, sorgu, tutanak, delil, kamera/görüntü, adli rapor, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbiri bilgileri ile dosyanın gerektirdiği sağlık ve diğer özel nitelikli veriler işlenebilir.

Bu veriler savunma hakkının kullanılması, suçtan zarar görenin haklarının ileri sürülmesi, delillerin toplanması ve değerlendirilmesi ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla işlenir. Özel nitelikli veriler bakımından KVKK m.6/3 kapsamındaki uygulanabilir şart, özellikle bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunluluk ayrıca belirlenir; dosyayla ilgisiz mahrem bilgiler gereksiz biçimde çoğaltılmaz.

8 6 İş ve Sosyal Güvenlik Hukuku

İşçi veya işveren vekilliği ve şirket danışmanlığı kapsamında iş sözleşmesi, ücret, bordro, prim, izin, çalışma süresi, performans/disiplin kayıtları, SGK kayıtları, fesih, iş kazası, meslek hastalığı, sağlık ve sendika bilgileri işlenebilir.

Normal kişisel veriler iş ilişkisinden doğan hakların korunması, dava/arabuluculuk ve kanuni yükümlülükler kapsamında; sağlık ve sendika gibi özel nitelikli veriler ise KVKK m.6’da yer alan istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik yükümlülükleri veya bir hakkın tesisi-kullanılması-korunması şartlarından uygun olanına dayanılarak işlenir. Gereksiz sağlık ayrıntıları talep edilmez.

8 7 İcra ve İflas Hukuku

İcra takipleri, haciz, ödeme emri, rehin/ipotek, sıra cetveli, istihkak ve iflas işlemlerinde borçlu, alacaklı, kefil, üçüncü kişi ve temsilcilere ait kimlik, iletişim, borç-alacak, ödeme, banka ve malvarlığı verileri işlenebilir.

Veriler, alacağın tahsili veya borçlunun savunmasının yürütülmesi, icra işlemlerinin yapılması ve hukuki hakların korunması amacıyla KVKK m.5/2-a, m.5/2-ç ve özellikle m.5/2-e kapsamında işlenebilir. Borç bilgisi ilgisiz kişilere açıklanmaz ve haciz araştırmalarında yalnız kanunen erişilebilen ve gerekli bilgiler kullanılır.

8 8 Konkordato ve Yeniden Yapılandırma

Konkordato, borç yapılandırması ve finansal yeniden yapılandırma süreçlerinde borçlu gerçek kişiler, şirket ortak ve yöneticileri, çalışanlar, alacaklılar, kefiller ve diğer ilgililere ait kimlik, iletişim, alacak-borç, banka, teminat, malvarlığı, ücret ve sözleşmesel veriler işlenebilir.

Veriler konkordato projesinin hazırlanması/değerlendirilmesi, alacakların tespiti, müzakere, mahkeme ve komiser süreçleri ile hukuki hakların korunması amacıyla işlenir. Çok sayıda alacaklı veya çalışan verisinin bulunduğu dosyalarda erişim sınırlandırması ve toplu veri minimizasyonu ayrıca uygulanır.

8 9 Gayrimenkul Hukuku

Tapu iptal ve tescil, ayni haklar, satış, önalım, ecrimisil, ortaklığın giderilmesi ve diğer taşınmaz işlemlerinde malik, paydaş, alıcı, satıcı, mirasçı ve temsilcilere ait kimlik, iletişim, tapu, ada-parsel, hisse, değer, ödeme ve hukuki işlem verileri işlenebilir.

İşleme sözleşmesel ilişkinin kurulması/ifası, tapu ve yargı işlemlerinin yürütülmesi ve hakların tesisi veya korunması amaçlarıyla yapılır. Tapu ve kamu sicilinde bulunan bir bilginin kamuya erişilebilir olması, onu hukuki iş dışında sınırsız kullanma yetkisi vermez.

8 10 Kira Hukuku

Kira tespiti, tahliye, kira alacağı, ihtiyaç, yeniden inşa ve diğer kira uyuşmazlıklarında kiracı, kiraya veren, kefil, aile bireyi veya taşınmaz ilgililerine ait kimlik, iletişim, kira sözleşmesi, ödeme, banka, ikamet ve taşınmaz bilgileri işlenebilir.

Veriler kira ilişkisinin kurulması veya ifası, tahliye ve alacak haklarının kullanılması, dava ve icra süreçlerinin yürütülmesi amacıyla işlenir. Aile bireyleri veya konutta yaşayan üçüncü kişilere ilişkin bilgiler ancak uyuşmazlıkla doğrudan bağlantılı ve gerekli olduğu ölçüde kullanılır.

8 11 İnşaat Hukuku ve Kentsel Dönüşüm

Arsa payı karşılığı inşaat, eser sözleşmeleri, yüklenici ilişkileri, ayıp ve gecikme uyuşmazlıkları, kentsel dönüşüm ve riskli yapı süreçlerinde malik, yüklenici, şirket temsilcisi, kiracı, proje ilgilisi ve diğer gerçek kişilere ait tapu, iletişim, sözleşme, ödeme, proje ve yetki bilgileri işlenebilir.

Veriler sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, malik kararlarının ve temsil yapısının tespiti, idari işlemler, dava/tahkim ve hakların korunması amaçlarıyla işlenir. Çok malik bulunan dönüşüm projelerinde yalnız gerekli iletişim ve hak sahipliği bilgileri kullanılmalı, toplu listeler güvenli paylaşılmalıdır.

8 12 Kat Mülkiyeti Hukuku

Kat malikleri kurulu, yönetim planı, aidat, ortak gider, yönetici/denetçi işlemleri ve ortak alan uyuşmazlıklarında malik, kiracı, yönetici ve temsilcilere ait kimlik, iletişim, bağımsız bölüm, pay, borç ve karar/tutanak verileri işlenebilir.

İşleme kat mülkiyeti ilişkisinden kaynaklanan hak ve yükümlülüklerin belirlenmesi, alacak takibi, kararların incelenmesi ve uyuşmazlıkların çözümü amacıyla yapılır. Malik iletişim listeleri ve borç bilgileri, ilgisiz kişilere veya herkese açık kanallara gereksiz şekilde açıklanmaz.

8 13 Aile Hukuku

Boşanma, nafaka, velayet, mal rejimi, soybağı, babalık, evlat edinme, tanıma-tenfiz ve diğer aile hukuku işlemlerinde eşler, çocuklar, aile bireyleri ve tanıklara ait kimlik, iletişim, aile ilişkileri, gelir-malvarlığı, ikamet, eğitim, sağlık ve diğer mahrem veriler işlenebilir.

Çocuklar ve cinsel hayat/sağlık gibi hassas bilgiler için yüksek veri minimizasyonu uygulanır. Yalnız uyuşmazlığın çözümü ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerçekten gerekli veri kullanılır; mahrem içerik sırf taraflarca gönderildi diye dosyada gereksiz yere tutulmaz veya tekrarlanmaz.

8 14 Miras Hukuku

Veraset ilamı, tereke, vasiyetname, miras sözleşmesi, muris muvazaası, tenkis, denkleştirme ve paylaşım süreçlerinde muris, mirasçı ve diğer ilgililere ait nüfus/aile bağı, kimlik, iletişim, tapu, banka, malvarlığı ve gerektiğinde sağlık/ehliyet verileri işlenebilir.

Veriler mirasçılık sıfatının ve terekenin belirlenmesi, hakların korunması ve uyuşmazlıkların yürütülmesi amacıyla işlenir. Murisin sağlık veya ehliyet verisi yalnız işlem ehliyeti veya uyuşmazlık açısından gerçekten gerekli olduğunda ve KVKK m.6 şartlarına uygun şekilde kullanılır.

8 15 Tüketici Hukuku

Ayıplı mal/hizmet, mesafeli sözleşme, garanti, tüketici kredisi ve diğer tüketici uyuşmazlıklarında tüketici, satıcı/sağlayıcı temsilcisi ve ilgili kişilere ait kimlik, iletişim, fatura, ödeme, sözleşme, ürün/hizmet ve şikâyet verileri işlenebilir.

Veriler başvuru, ihtar, hakem heyeti, dava ve icra süreçlerinin yürütülmesi ve tüketici haklarının korunması amacıyla işlenir. Sağlık hizmeti veya sigorta gibi özel hassasiyet içeren tüketici uyuşmazlıklarında özel nitelikli veriler ayrıca KVKK m.6 kapsamında değerlendirilir.

8 16 Bilişim, İnternet ve Elektronik Ticaret Hukuku

E-ticaret, platform, sosyal medya, çevrim içi sözleşme, bilişim suçu, alan adı, içerik kaldırma, elektronik iletişim ve dijital delil süreçlerinde IP, cihaz/log, hesap, kullanıcı adı, e-posta, telefon, işlem geçmişi, çevrim içi içerik ve ödeme bağlantılı veriler işlenebilir.

Dijital delillerin bütünlüğü, kaynağı ve hukuka uygun elde edilmesi ayrıca gözetilir. Bir verinin internette bulunması sınırsız işleme yetkisi vermez; alenileştirme şartı ancak kişinin alenileştirme iradesi ve amacıyla uyumlu kullanımlarda uygulanır. Yabancı platformlara veri gönderimi varsa KVKK m.9 ayrıca değerlendirilir.

8 17 Kişisel Verilerin Korunması ve Veri Hukuku

KVKK uyum projeleri, aydınlatma/açık rıza, VERBİS değerlendirmesi, veri ihlali, ilgili kişi başvuruları, veri aktarımı ve sözleşme çalışmaları kapsamında müvekkil organizasyonunun çalışan, müşteri, ziyaretçi veya diğer ilgili kişilerine ait örnek kayıtlar, loglar, başvuru/şikâyet kayıtları ve özel nitelikli veriler incelenebilir.

Uyum danışmanlığı amacıyla toplu üretim verisi yerine mümkün olduğunca örneklenmiş, maskelenmiş veya anonimleştirilmiş veri kullanılır. Veri ihlali incelemelerinde kapsamı aşan kişisel veriler kopyalanmaz; hizmet sağlayıcı ve yurt dışı aktarım zinciri ayrıca değerlendirilir.

8 18 Basın, Medya ve Kişilik Hakları

Kişilik hakkı ihlali, erişimin engellenmesi, içerik kaldırma, cevap-düzeltme, basın ve sosyal medya uyuşmazlıklarında ad-soyad, fotoğraf, video, ses, yayın, sosyal medya içeriği, URL, ekran görüntüsü ve olayla bağlantılı özel hayat verileri işlenebilir.

Kamuya açık yayınlar delil ve hukuki inceleme amacıyla kullanılabilir; ancak kamusal erişilebilirlik her türlü yeniden kullanım veya yayım için sınırsız hukuki sebep oluşturmaz. Özellikle çocuklar, sağlık ve cinsel hayatla ilgili yayınlarda hassas veri minimizasyonu uygulanır.

8 19 Banka ve Finans Hukuku

Kredi, teminat, kefalet, banka işlemleri, ödeme hizmetleri ve finansal uyuşmazlıklarda gerçek kişi müşteri, kefil, ortak, temsilci veya diğer ilgililere ait kimlik, iletişim, banka hesabı, IBAN, kredi/borç, ödeme, teminat ve malvarlığı verileri işlenebilir.

Veriler sözleşmesel hakların incelenmesi, alacak/borç uyuşmazlıklarının yönetimi ve bir hakkın korunması için gerekli ölçüde kullanılır. Tam hesap hareketi veya finansal profil yalnız uyuşmazlık açısından gerekli olduğu ölçüde alınır; gereksiz finansal veriler maskelenir veya dosyaya eklenmez.

8 20 Sigorta Hukuku

Trafik, kasko, sorumluluk, hayat, sağlık veya diğer sigorta uyuşmazlıklarında sigortalı, zarar gören, hak sahibi ve üçüncü kişilere ait poliçe, hasar, kaza, ödeme, banka ve gerektiğinde sağlık/engellilik verileri işlenebilir.

Sağlık verisi veya bedensel zarar bilgisi özel nitelikli olduğundan KVKK m.6 kapsamında ayrıca değerlendirilir. Kaza/hasar mağdurlarının iletişim bilgilerinin hukuka aykırı kaynaklardan edinilerek hizmet teklifi amacıyla kullanılması kabul edilmez; veri kaynağı ve işleme şartı her dosyada hukuka uygun olmalıdır.

8 21 Tahkim

Ulusal veya uluslararası tahkimde taraflar, temsilciler, tanıklar, bilirkişiler, çalışanlar ve diğer ilgililere ait kimlik, iletişim, sözleşme, ticari işlem, finansal ve delil verileri işlenebilir.

Veriler tahkim şartının değerlendirilmesi, dava stratejisi, delil sunumu, duruşma ve hakem kararının icrası için işlenir. Yabancı tahkim merkezi, yabancı hakem, vekil veya uzmanla veri paylaşımı gerekiyorsa yurt dışına aktarım KVKK m.9 kapsamında ayrıca değerlendirilir; dosyanın tamamı yerine gerekli veri aktarılır.

8 22 Arabuluculuk

Arabuluculuk faaliyeti, avukatlık hizmetinden hukuken ayrı ve tarafsız/bağımsız bir uyuşmazlık çözüm faaliyetidir. Arabuluculuk dosyalarında taraflar, vekiller, temsilciler ve uyuşmazlıkla bağlantılı gerçek kişilere ait kimlik, iletişim, uyuşmazlık, mali ve gerektiğinde özel nitelikli kişisel veriler işlenebilir.

Arb. Av. Enver Alper Mutluer arabulucu sıfatıyla bu faaliyet bakımından ayrıca veri sorumlusu olarak hareket eder. HUAK kapsamındaki süreç bilgilendirmesi KVKK m.10 aydınlatmasının yerine geçmez; ayrıntılı amaç, hukuki sebep, gizlilik, saklama ve aktarım esasları ayrı “Arabuluculuk Faaliyeti Kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni”nde düzenlenir.

8 23 İdare Hukuku

İptal ve tam yargı davaları, ruhsat, izin, disiplin, kamu görevlisi işlemleri, idari para cezaları ve diğer idari süreçlerde ilgili kişi, kamu görevlisi, şirket temsilcisi ve üçüncü kişilere ait kimlik, iletişim, mesleki, mali ve idari işlem verileri işlenebilir.

Veriler idari başvuruların yapılması, dava açılması, savunma ve delil sunumu, idari işlemin hukuka uygunluğunun değerlendirilmesi ve hakların korunması amacıyla işlenir. Kamu kaydında bulunan veriler yalnız dosyanın gerektirdiği ölçüde kullanılır.

8 24 Vergi Hukuku

Vergi incelemesi, tarhiyat, ceza, uzlaşma, vergi mahkemesi ve diğer mali uyuşmazlıklarda gerçek kişi mükellef, şirket ortağı/yöneticisi ve ilgililere ait kimlik, iletişim, gelir, ödeme, banka, fatura, muhasebe ve malvarlığı verileri işlenebilir.

İşleme kanuni ve mali yükümlülükler, idari/yargısal başvurular ve hakların korunması amaçlarıyla yapılır. Büyük muhasebe veri setlerinde yalnız uyuşmazlık için gerekli kişi ve işlem kayıtları incelenmeli; gereksiz çalışan/müşteri verileri ayrıştırılmalıdır.

8 25 Anayasa Mahkemesine Bireysel Başvuru

Anayasa Mahkemesine bireysel başvurularda başvurucu, yargılama tarafları ve diğer ilgililere ait kimlik, iletişim, yargılama/dosya bilgileri, mahkeme kararları, tebligatlar, deliller ve ihlal iddiasına göre özel nitelikli kişisel veriler işlenebilir.

Veriler bireysel başvuru hakkının kullanılması, süre ve kabul edilebilirlik şartlarının değerlendirilmesi, temel hak ihlali iddiasının ortaya konulması ve başvurunun takibi amacıyla özellikle bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması hukuki sebebine dayanılarak işlenir. Başvuru dilekçesinde uyuşmazlıkla ilgisiz üçüncü kişi veya mahrem veri gereksiz şekilde tekrarlanmaz.

8 26 Avrupa İnsan Hakları Mahkemesine Başvuru

Avrupa İnsan Hakları Mahkemesine yapılacak başvurularda başvurucu ve ulusal süreçteki ilgililere ait kimlik, iletişim, ulusal yargılama dosyaları, kararlar, deliller ve ihlal iddiasına göre sağlık, ceza, din, siyasi düşünce veya diğer özel nitelikli veriler işlenebilir.

Veriler uluslararası başvuru hakkının kullanılması, kabul edilebilirlik ve iç hukuk yollarının tüketilmesinin değerlendirilmesi, başvurunun hazırlanması ve takibi için gerekli ölçüde işlenir. Dosyanın Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi ve ilgili uluslararası süreçlere iletilmesi yurt dışına/uluslararası kuruluşa veri aktarımı boyutuyla KVKK m.9 kapsamında ayrıca değerlendirilir; gönderimde yalnız başvuru için gerekli belge ve veri kullanılır.

Önemli: Arabuluculuk, internet sitesi ve çerezler, ileride kurulabilecek kamera sistemi ile doğrudan ilgili kişiden alınmayan veriler için ayrıca faaliyet özelinde aydınlatma yapılır. Güncelleme tarihinde çalışan, stajyer veya çalışan adayı süreci bulunmamaktadır; ileride başlatılırsa veri alınmadan önce ayrı metin hazırlanır.

9 VERİ İŞLEME AMAÇLARI VE HUKUKİ SEBEPLER

İşleme amacı ile hukuki sebep aynı kavram değildir. Aşağıdaki tablo tipik faaliyetleri gösterir; her dosyada gerçekten işlenen veri, amaç ve uygulanabilir hukuka uygunluk şartı ayrıca belirlenir.

Faaliyet	İşleme amacı	Başlıca veri örnekleri	Hukuki sebep
İlk başvuru ve randevu	Hukuki hizmet talebinin alınması ve ön değerlendirme	Kimlik, iletişim, başvurunun kısa konusu	KVKK 5 2 c; şartları varsa 5 2 f
Menfaat çatışması kontrolü	Mesleki bağımsızlığın ve taraf menfaatlerinin korunması	Taraf adları ve sınırlı uyuşmazlık konusu	KVKK 5 2 e ve şartları varsa 5 2 f
Avukatlık ve danışmanlık	Sözleşmenin kurulması, ifası ve hukuki yardımın sunulması	Kimlik, iletişim, vekâlet, dosya ve mali bilgiler	KVKK 5 2 c; faaliyete göre 5 2 a, ç ve e
Dava soruşturma icra ve tahkim	Temsil, savunma, delil ve başvuru işlemleri	Hukuki işlem, delil, tanık, karşı taraf ve malvarlığı verileri	Özellikle KVKK 5 2 e; faaliyete göre 5 2 a ve ç
Müvekkil dışı kişiler	Müvekkilin veya Büronun hukuki haklarının korunması	Karşı taraf, borçlu, tanık, kefil ve diğer dosya ilgilileri	Özellikle KVKK 5 2 e; somut olayda diğer şartlar
Özel nitelikli veriler	Hukuki iddianın, savunmanın veya kanuni yükümlülüğün gerektirdiği işlem	Sağlık, sendika, ceza mahkûmiyeti, biyometrik ve genetik veriler	KVKK 6 3 kapsamındaki uygun şart ve yeterli önlemler
Mali ve mesleki yükümlülükler	Ücret, PayTR üzerinden çevrim içi ödeme işlemleri, muhasebe, vergi ve kayıt yükümlülükleri	IBAN, tutar, makbuz, ödeme durumu, kimlik ve iletişim; Büroda tam kart/CVV yok	KVKK 5 2 a, c, ç ve e
Bilgi ve fiziksel dosya güvenliği	Yetkisiz erişimin önlenmesi, olay ve erişim yönetimi	Log, oturum, cihaz ve erişim kayıtları	KVKK 5 2 ç ve şartları varsa 5 2 f
Tedarikçi ve teknoloji hizmetleri	E-posta, barındırma, yedekleme, bakım ve iletişim	Hizmet için gerekli sınırlı kimlik, iletişim ve teknik kayıtlar	KVKK 5 ve 6 daki uygun şart; aktarımda 8 ve gerekiyorsa 9
Yapay zekâ destekli yardımcı çalışma	Araştırma, taslak ve belge yapılandırma	Anonimleştirilmiş veya etkili biçimde maskelenmiş içerik	Dayanak faaliyete göre KVKK 5 veya 6; aktarımda 8 ve 9

10 AYDINLATMA İLE AÇIK RIZANIN AYRILMASI

İşbu Aydınlatma Metni açık rıza metni değildir. Aydınlatma yükümlülüğü, veri işleme faaliyeti açık rızaya veya KVKK’daki başka bir işleme şartına dayansa da yerine getirilir.

Aydınlatma ile açık rıza ayrı işlemlerdir. İlgili kişiden KVKK metnini kabul ettiğine dair genel bir onay istenmez; aydınlatmanın teslim veya görüntülenme kaydı yalnız ispat amacıyla tutulabilir. KVKK madde 5 veya 6 da başka bir işleme şartı varken rıza talep edilmez ve hukuki hizmet gereksiz bir rıza şartına bağlanmaz. Açık rıza gereken istisnai işlemde rıza metni ayrı başlık altında, belirli ve geri alınabilir biçimde sunulur.

11 POTANSİYEL MÜVEKKİLLER VE İLK İLETİŞİM

İlk temas aşamasında yalnız randevu, iletişim ve hukuki işin ön değerlendirmesi için gerekli minimum bilgiler alınır. İnternet sitesi formuna, e-postaya veya mesajlaşma kanallarına ilk aşamada gereksiz biçimde tam sağlık dosyası, ceza dosyasının tamamı, kimlik fotokopisi, banka dökümü, çocuklara ilişkin hassas veriler veya uyuşmazlık için henüz gerekli olmayan başka belgeler gönderilmemesi esastır.

Hukuki hizmet ilişkisi kurulmadığı takdirde gereksiz başvuru verileri süresiz saklanmaz; saklama ve silme işlemleri Büro içi Saklama, Silme, Yok Etme ve Anonimleştirme Esaslarına göre yürütülür.

12 ŞİRKET MÜVEKKİLLERDEN GELEN ÜÇÜNCÜ KİŞİ VERİLERİ

Şirket müvekkilin çalışan, müşteri, borçlu, ortak, yönetici, tedarikçi veya diğer gerçek kişilere ait verileri Büroya aktarması hâlinde her dosyada veri minimizasyonu uygulanır. Şirket ile yapılan sözleşmede veri işleyen ibaresinin bulunması gerçek rolü tek başına belirlemez. Büro, hukuki yardımın yürütülmesinde verilerin amaç ve vasıtalarını mesleki bağımsızlığı içinde belirliyorsa veri sorumlusudur; yalnız ayrıntılı talimatla ve amaç üzerinde denetimi olmadan teknik nitelikte işlem yapıyorsa somut faaliyet bakımından veri işleyen olabilir.

13 KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ

• Yüz yüze görüşme ve fiziki belge teslimi
• Telefon, e-posta, KEP ve diğer elektronik iletişim
• İnternet sitesi iletişim/randevu formu
• Vekâletname ve sözleşmeler
• UYAP ve mesleki yetki kapsamında erişilebilen elektronik sistemler
• Mahkeme, savcılık, icra, noter ve diğer yetkili merciler
• Müvekkil veya şirket müvekkil tarafından iletilen hukuka uygun belgeler
• Karşı taraf/vekili, bilirkişi, uzman, tanık ve diğer hukuki süreç ilgilileri
• Ticaret sicili ve diğer hukuken erişilebilir resmi/kamuya açık kaynaklar
• Sistem güvenliği bakımından gerekli otomatik teknik kayıtlar

Veriler otomatik veya otomatik olmayan yollarla elde edilebilir. Her kişisel verinin kimden veya hangi kaynaktan alındığı, ilgili kişi ve Kurum başvurularında açıklanabilecek biçimde dosya veya iş kaydında tutulur. Kamuya açık bir kaynağa erişim, verinin alenileştirme amacı dışında kullanılmasına izin vermez. Hukuka aykırı sorgu paneli, yazılım, program veya veri tabanı kullanılmaz; özel kanunla sınırlanan adli sicil, sağlık veya benzeri kayıtlara genel mesleki yetkiye dayanılarak erişilmez.

14 VERİNİN DOĞRUDAN İLGİLİ KİŞİDEN ELDE EDİLMEMESİ

Kişisel verinin ilgili kişinin kendisinden elde edilmemesi hâlinde aydınlatma; ilgili mevzuattaki istisnalar saklı kalmak üzere, verinin elde edilmesinden itibaren makul süre içinde; veri iletişim amacıyla kullanılacaksa ilk iletişim sırasında; ilgili kişiyle iletişim kurulmadan önce aktarılacaksa en geç ilk aktarım sırasında yerine getirilir. Bu süreç “Dolaylı Yollardan Elde Edilen Kişisel Verilere İlişkin Aydınlatma Metni” kapsamında ayrıca yönetilir.

15 REFERANS VE YÖNLENDİRMELER

Bir müvekkil, meslektaş veya üçüncü kişinin başka bir gerçek kişinin telefon/e-posta bilgisini Büroya vermesi, o kişinin reklam veya pazarlama amacıyla aranmasına kendiliğinden izin vermez. İletişim bilgisi yalnız geçerli hukuki amaç ve işleme şartı kapsamında kullanılır; hukuki hizmet talebi bulunmadığı anlaşılan kişiler toplu reklam/pazarlama listesine alınmaz.

16 KİŞİSEL VERİLERİN YURT İÇİNDE AKTARILMASI

Somut hukuki işin niteliğine göre ve gerekli veriyle sınırlı olmak üzere kişisel veriler aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Mahkemeler, Cumhuriyet başsavcılıkları, kolluk makamları, icra ve iflas müdürlükleri ve diğer yetkili merciler; yargısal ve idari işlemlerin yürütülmesi ve kanuni taleplerin karşılanması amacıyla
• Noterlikler, barolar, Türkiye Barolar Birliği ve yetkili idari veya düzenleyici kurumlar; mesleki ve kanuni işlemlerin yerine getirilmesi amacıyla
• Hakemler, tahkim kurumları, bilirkişiler, uzmanlar ve gerektiğinde görevlendirilen tercümanlar veya tercüme hizmeti sağlayıcıları; uyuşmazlığın incelenmesi, delil, çeviri ve uzmanlık hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla
• Tevkil edilen avukatlar ve bağımsız meslek mensupları; duruşma, keşif, haciz veya talimatla verilen başka bir hukuki işin yürütülmesi amacıyla
• Karşı taraf veya vekilleri; hukuki sürecin ve savunma hakkının gerektirdiği ölçüde
• Müvekkilin yetkili temsilcileri ve şirket müvekkilin somut iş için yetkilendirilmiş kişileri; talimat, bilgilendirme ve dosya yönetimi amacıyla
• Bankalar, e-tahsilat hizmet sağlayıcısı PayTR Ödeme ve Elektronik Para Kuruluşu A.Ş., ilgili kart kuruluşları ve diğer ödeme veya finans kuruluşları ile mali müşavir veya muhasebe hizmet sağlayıcıları; tahsilat, ödeme, ücret, makbuz ve mali yükümlülüklerin yürütülmesi amacıyla
• Sigorta kuruluşları ile dosya için gerekli bağımsız teknik hizmet sağlayıcıları; sigorta, hasar, tebligat, arşivleme, e-posta, barındırma, yedekleme ve bilgi güvenliği hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla

Bir belgenin tamamının aktarılması gerekmiyorsa yalnız gerekli sayfa, bölüm veya veri paylaşılır. Alıcı grupları ve aktarım amaçları somut dosya ve yasal yükümlülüğe göre sınırlandırılır.

 

17 ARABULUCULUK FAALİYETLERİ

Arabuluculuk, avukatlık hizmetinden hukuken farklı ve tarafsız/bağımsız bir uyuşmazlık çözüm faaliyetidir. Arb. Av. Enver Alper Mutluer arabulucu sıfatıyla yürüttüğü faaliyetlerde KVKK bakımından ayrıca veri sorumlusu yükümlülüklerine tabidir.

6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu m.11 kapsamında arabuluculuk sürecinin esasları ve sonuçları hakkında taraflara bilgi verilmesi, KVKK m.10 kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğünün yerine geçtiği anlamına gelmez. Arabuluculuk verileri ayrı “Arabuluculuk Faaliyeti Kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni” ile düzenlenir; arabuluculuk gizliliğine ilişkin özel kurallar ayrıca uygulanır.

18 YURT DIŞINA KİŞİSEL VERİ AKTARIMI

Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması veya yurt dışından erişilebilir hâle gelmesi KVKK madde 9 kapsamında değerlendirilir. Yurt dışındaki hizmet sağlayıcılara kişisel veri aktarımı, uygulanabilir işleme şartı ve Kanunda öngörülen uygun aktarım güvencesi bulunması hâlinde yapılır.

Yapay zekâ, mesajlaşma veya uzaktan destek hizmetlerinin kullanılması sırasında veri minimizasyonu uygulanır. Aydınlatma yapılması, yurt dışı aktarımı tek başına hukuka uygun hâle getirmez.

19 E POSTA BARINDIRMA GÜVENLİK VE UZAKTAN DESTEK

www.mutluer.av.tr internet sitesi, WordPress içerikleri, yorum kayıtları ve sınırlı teknik loglar Sunucum.net.tr markası altında hizmet veren TAYNET Teknoloji Ticaret Limited Şirketinin İstanbul veri merkezindeki VDS altyapısında çalışır. @mutluer.av.tr uzantılı kurumsal e-posta hesapları, Hosting.com.tr markası altında sunulan Türkiye lokasyonlu ProMail Kurumsal E-posta hizmetinde çalışır. Web sitesi barındırma ile e-posta hizmeti farklı sağlayıcılar üzerinden yürütülür. Büro, yasal saklama gereken yazışmaları kendi saklama planına göre muhafaza eder; sağlayıcı yedeklerinin kapsamı ve silinme döngüsü sözleşme ve paket şartlarına göre izlenir.

Yabancı ülkedeki mahkeme, tahkim kurumu, uzman, müvekkil veya diğer alıcıya e-posta gönderilmesi de yurt dışına aktarım oluşturabilir. Aktarımda dosyanın tamamı yerine gerekli belge ve veri seçilir; mümkünse maskeleme, şifreli aktarım ve erişim süresi sınırı kullanılır.

Cihaz güvenliği ve uzaktan teknik destek bakımından ürün marka ve sürümleri kamuya açık metinde sayılmaz. Teknik destek yalnız ihtiyaç hâlinde, kullanıcının açık oturum onayıyla, gözetimli bağlantı ve en az yetki ilkesiyle yürütülür; gözetimsiz erişim kapalı tutulur, arabuluculuk ve müvekkil klasörlerine erişim verilmez, işlem bitiminde bağlantı ve yetkiler kapatılır.

Aşağıdaki tablo güncelleme tarihindeki teknoloji hizmetlerini özetler. Kullanılan hizmet veya veri akışı değişirse metin yeniden değerlendirilir.

Hizmet	Kullanım ve işlenen veri	Konum ve aktarım	Saklama ve kontrol
Hosting.com.tr ProMail	Kurumsal e-posta iletimi ve e-posta kutusu; mesaj içerikleri, ekler ve sınırlı teknik kayıtlar	Sağlayıcının ürün bilgisine göre Türkiye lokasyonlu e-posta altyapısı	E-posta arşivleme ürüne dâhil değildir; Büro saklama planı ile paket ve yedek şartları birlikte uygulanır
ChatGPT, Google Gemini ve Claude	Hukuki araştırma, özetleme ve taslak; kural olarak anonimleştirilmiş veya etkili biçimde maskelenmiş içerik	Yapay zekâ hizmet sağlayıcıları ve bunların yurt dışındaki altyapıları	Kişisel veri, meslek sırrı veya özel nitelikli veri ancak hukuki şartlar ve uygun aktarım güvencesi varsa işlenir
PayTR e-tahsilat hizmeti	Ödeme yapanın gerekli kimlik ve iletişim bilgileri ile tutar, taksit, işlem, ödeme durumu ve maskelenmiş kart veya banka bilgisi	Kart bilgileri doğrudan PayTR, ilgili banka ve kart kuruluşlarınca işlenir	Tam kart numarası, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu Büroya iletilmez ve Büro sistemlerinde tutulmaz
Sunucum.net.tr VDS	WordPress sitesi, içerikler, yorum kayıtları, sınırlı sunucu logları ve sağlayıcı paketindeki yedekler	TAYNET Teknoloji tarafından İstanbul veri merkezinde sunulan Türkiye lokasyonlu VDS	Erişim yetkisi, yedekleme, alt işleyen, log ve silme koşulları sözleşme ve teknik ayarlara göre izlenir
ALTCHA	İletişim ve yorum formlarında bot ve spam koruması; doğrulama yükü ve sınırlı güvenlik kayıtları	Kendi VDS altyapısında; üçüncü taraf doğrulama veya yurt dışı aktarım yok	Çerez, parmak izi ve kullanıcı profili oluşturmayacak; haricî CDN ve ALTCHA Cloud kullanmayacak şekilde yapılandırılır
Google Analytics 4 ve Search Console	GA4 ile rıza sonrası site kullanım istatistiği; Search Console ile arama görünürlüğü ve dizine ekleme takibi	GA4 Google altyapısına aktarım doğurabilir; Search Console site sahibi hizmetidir	GA4 yalnız analitik rıza ve KVKK m. 9 aktarım şartları tamamlanınca çalışır; reklam sinyalleri kapalıdır

20 YAPAY ZEKÂ VE TEKNOLOJİ DESTEKLİ HUKUKİ ÇALIŞMA

Büro, hukuki araştırma, metin taslağı, özetleme, çeviri hazırlığı ve belge yapılandırma gibi yardımcı çalışmalar için ChatGPT, Google Gemini ve Claude hizmetlerinden yararlanabilir. Bu araçlar avukatın mesleki değerlendirmesinin yerini almaz.

Yapay zekâ hizmetlerinde kural olarak anonimleştirilmiş veya etkili biçimde maskelenmiş içerik kullanılır. Kimliği belirli veya belirlenebilir kişilere ait veri, meslek sırrı ya da özel nitelikli kişisel veri ancak uygulanabilir hukuki şartlar ve KVKK madde 9 kapsamındaki aktarım güvencesi sağlanmışsa işlenir.

Yapay zekâ çıktıları avukat tarafından kontrol edilmeden hukuki görüş, dilekçe veya başka bir mesleki işlemde kullanılmaz.

21 İNTERNET SİTESİ FORMLAR WHATSAPP E TAHSİLAT VE ÇEREZLER

www.mutluer.av.tr üzerindeki iletişim ve randevu formu aracılığıyla ad-soyad, e-posta, isteğe bağlı telefon numarası ve ‘Size nasıl yardımcı olabiliriz?’ alanına yazılan mesaj işlenir. Formun kullanılması tek başına avukatlık veya vekâlet ilişkisi kurmaz. İlk iletişim formuna sağlık, ceza mahkûmiyeti, kimlik belgesi veya diğer özel nitelikli ya da hassas kişisel verilerin gereksiz biçimde eklenmemesi gerekir.

İletişim ve yorum formlarında otomatik gönderimleri, spam faaliyetlerini ve kötüye kullanımı önlemek için Sunucum.net.tr VDS üzerinde kendi sunucumuzda çalışan açık kaynak ALTCHA kullanılır. ALTCHA, haricî CDN, ALTCHA Cloud veya üçüncü taraf doğrulama hizmetine bağlanmadan; çerez, kullanıcı profili veya parmak izi oluşturmadan çalışacak şekilde yapılandırılır. Çerezler, Google Analytics 4, üçüncü taraf gömülü içerikler ve sunucu logları ayrı Çerez Aydınlatma Metni ve Çerez Yönetim Politikası kapsamında fiilî teknik tarama sonuçlarına göre açıklanır. Açık rıza gerektiren analitik çerezler kullanıcı izin vermeden çalıştırılmaz.

İletişim ve randevu sayfalarında aynı çevrim içi form yer alır. Formda Adınız ve Soyadınız alanı zorunlu, E-posta alanı zorunlu, Telefon alanı isteğe bağlı ve ‘Size nasıl yardımcı olabiliriz?’ mesaj alanı zorunludur; dosya yükleme alanı yoktur. Form gönderimleri av.alper@mutluer.av.tr adresine iletilir ve WordPress veritabanında ayrıca form kaydı tutulmaz. Randevu telefonla oluşturulursa ad-soyad, uyuşmazlığın kısa konusu, karşı taraf veya ilgili şirket adı, varsa dosyanın bulunduğu mahkeme veya makam, yaklaşan süre ve aciliyet bilgisi gerekli ölçüde alınabilir.

İnternet sitesi yorumları yayımlanmadan önce moderasyona tabi tutulur ve WordPress altyapısında Sunucum.net.tr VDS üzerinde saklanır. Yayımlanan yorumlarda yalnız yorum sahibinin adı ve soyadı, yorum içeriği ile yorumun yazıldığı tarih ve saat gösterilir. IP adresi, işlem zamanı, tarayıcı bilgisi ve güvenlik logları WordPress, ALTCHA veya güvenlik bileşenleri tarafından spam ve kötüye kullanımın önlenmesi amacıyla işlenebilir; bu teknik bilgiler kamuya açık yayımlanmaz. Hukuka aykırı, gereksiz kişisel veri veya üçüncü kişilere ait veri içeren yorumlar yayımlanmaz; saklama gereği sona eren kayıtlar silinir.

Site kullanımını toplu olarak ölçmek amacıyla Google Analytics 4 kullanılabilir. GA4 varsayılan olarak kapalıdır; analitik çerez rızası verilmeden ve KVKK m. 9 kapsamında düzenli yurt dışı aktarım için geçerli mekanizma kurulmadan etiket çalıştırılmaz. Google Search Console, site sahibinin arama görünürlüğünü izlemesi için kullanılır ve ziyaretçi cihazına tek başına analitik çerez yerleştiren bir araç değildir. Sitede Google Ads, DoubleClick, Meta Pixel, yeniden pazarlama veya davranışsal reklam etiketi kullanılmaz. Sosyal medya düğmeleri normal bağlantı olarak tutulur; gömülü içerik varsa kullanıcı etkinleştirmeden üçüncü taraf isteği başlatmaz.

WhatsApp yalnız ilk iletişim, randevu ve mevcut müvekkiller için kısa dosya takibi amacıyla kullanılır. Büro WhatsApp üzerinden kimlik belgesi, sağlık veya ceza verisi, delil ya da dosyanın tamamını talep etmez ve bu kanalı belge teslim kanalı olarak belirlemez. Talep edilmeden belge gönderilirse gönderen güvenli e-posta, KEP veya Büroca bildirilen güvenli kanala yönlendirilir; belgenin hukuken gerekli kısmı uygun dosyaya alınır ve WhatsApp, cihaz ve bulut yedeğindeki kopya kanuni saklama engeli yoksa silinir. Otomatik medya indirme ve bulut yedekleme mümkün olan ölçüde kapalı tutulur. Platformun meta veri işlemesi ve olası yurt dışı aktarımı kendi koşullarına tabidir.

Büro, çevrim içi e-tahsilat işlemlerinde PayTR Ödeme ve Elektronik Para Kuruluşu A.Ş. altyapısını kullanır. Tam kart numarası, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu doğrudan PayTR ödeme altyapısı üzerinden PayTR, ilgili banka ve kart kuruluşlarınca işlenir ve kendi mevzuatlarına göre saklanır. Bu bilgiler Büroya iletilmez ve Büronun sunucu veya kayıt sistemlerinde tutulmaz. Büro yalnız tahsilatın yürütülmesi, ispatı, muhasebe ve hukuki yükümlülükler için gerekli kimlik, iletişim ve işlem bilgilerini işler. PayTR, ödeme hizmeti ve mevzuattan doğan yükümlülükleri bakımından ayrı veri sorumlusudur.

22 DANIŞMA VE RANDEVU GÖRÜŞMELERİ

Avukat-müvekkil veya danışma görüşmeleri kural olarak ses veya görüntü kaydına alınmaz. Somut bir işlem bakımından kayıt alınmasının hukuken gerekli olduğu istisnai bir durum ortaya çıkarsa, kayıt başlamadan önce ilgili kişiye ayrıca aydınlatma yapılır ve uygun hukuki işleme şartı belirlenir. “Müşteri memnuniyeti” veya genel “güvenlik” gibi soyut gerekçeler, meslek sırrı içeren danışma görüşmelerinin rutin kaydı için tek başına yeterli kabul edilmez.

23 KAMERA KAYITLARI

Bu metnin güncelleme tarihi itibarıyla Mutluer Hukuk Bürosunun kendi amaç ve vasıtalarını belirlediği bir güvenlik kamerası sistemi bulunmamaktadır. İş merkezi veya bina yönetiminin ortak alan kameraları bakımından veri sorumlusu ilgili yönetimdir. Büro tarafından ileride kamera kurulursa kayıt başlamadan önce ayrı katmanlı aydınlatma yapılır; çalışan performansı veya mesai takibi amacıyla kamera ya da biyometrik sistem kullanılmaz.

24 AVUKATLIK MESLEK SIRRI VE GİZLİLİK

Kişisel verilerin işlenmesinde 1136 sayılı Avukatlık Kanunundan kaynaklanan sır saklama yükümlülüğü ayrıca gözetilir. Bir verinin KVKK bakımından işlenebilir olması, avukatlık meslek sırrının veya müvekkil gizliliğinin her kişiye veya teknoloji sağlayıcısına aktarılabileceği anlamına gelmez. KVKK, meslek sırrı, savunma hakkı ve üçüncü kişilerin hakları birlikte değerlendirilir.

25 VERİ GÜVENLİĞİ

Mutluer Hukuk Bürosu KVKK m.12 kapsamında kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak ve uygun güvenlik düzeyini temin etmek için verinin niteliğine ve riske uygun teknik ve idari tedbirler uygular.

• Cihaz/disk şifreleme ve güçlü parola politikası
• Mümkün olan sistemlerde çok faktörlü kimlik doğrulama
• Erişim yetkilerinin sınırlandırılması ve güvenli oturum yönetimi
• Güncel işletim sistemi ve güvenlik yazılımları
• Güvenli e-posta ve gerekli hâllerde şifreli belge aktarımı
• Özel nitelikli kişisel veriler için Kurulun 2018/10 sayılı Kararında öngörülen ek önlemler
• Güvenli fizikî dosya/arşiv ve güvenli evrak imhası
• Yedeklerin kontrollü ve güvenli yönetimi
• Veri ihlallerine ilişkin müdahale, kayıt, bildirim ve iyileştirme prosedürü

Güncelleme tarihinde Büroda çalışan veya stajyer bulunmadığından sistem erişimi veri sorumlusu ile yalnız belirli iş için yetkilendirilen hizmet sağlayıcılarla sınırlıdır. İleride personel görevlendirilirse gizlilik taahhüdü, eğitim ve görevle sınırlı erişim süreci veri erişiminden önce kurulur. Kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkalarınca elde edildiğinin öğrenilmesi hâlinde olay gecikmeksizin değerlendirilir; Kurula en geç 72 saat içinde, etkilenen kişilere ise mümkün olan en kısa sürede bildirim yapılır.

26 SAKLAMA, SİLME, YOK ETME VE ANONİMLEŞTİRME

Kişisel veriler süresiz saklanmaz. Süre; devam eden hukuki iş, Avukatlık Kanunu ve diğer mevzuattaki saklama yükümlülüğü, zamanaşımı ve hak düşürücü süreler, olası sorumluluk ve ispat ihtiyacı ile veri minimizasyonu birlikte değerlendirilerek dosya veya faaliyet bazında belirlenir.

Avukatlık Kanununun 39 uncu maddesi uyarınca avukata tevdi edilen evrak, vekâletin sona ermesinden itibaren üç yıl saklanır. Evrakın geri alınması müvekkile yazılı olarak bildirilmişse bu yükümlülük bildirimden üç ay sonra sona erer. Avukatlık ücretine ilişkin alacağın bulunması hâlinde, Türk Borçlar Kanununun 147 nci maddesindeki beş yıllık süre somut olayda saklama gerekçesi oluşturabilir. Diğer veriler için ilgili vergi, muhasebe, usul ve zamanaşımı hükümleri ayrıca dikkate alınır.

İşleme şartlarının tamamı ortadan kalktığında veriler KVKK madde 7 ve ilgili yönetmeliğe uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Silme talebi, devam eden kanuni saklama veya hakkın korunması gereği varsa gerekçesi ve öngörülen saklama süresi açıklanarak tamamen ya da kısmen reddedilebilir. Avukatların VERBİS kayıt istisnası bu yükümlülükleri ortadan kaldırmaz.

Veri veya kayıt grubu	Başlıca saklama ölçütü	Süre veya sona erme ölçütü
Aktif dava takip ve danışmanlık dosyaları	Hukuki hizmetin yürütülmesi ve hakların korunması	İş veya vekâlet ilişkisi ile ilgili kanuni süreler devam ettiği müddetçe
Müvekkil tarafından tevdi edilen evrak	Avukatlık Kanunu madde 39	Vekâletin sona ermesinden itibaren üç yıl; yazılı geri alma bildiriminden sonra üç ay
Ücret gider ve mali kayıtlar	Alacak hakkı vergi ve muhasebe yükümlülükleri	Uygulanabilir kanuni süre; avukatlık ücreti alacağında somut olaya göre beş yıla kadar
Potansiyel müvekkil ve menfaat çatışması kayıtları	Talebin değerlendirilmesi mesleki bağımsızlık ve olası uyuşmazlıkta ispat	Amacın gerektirdiği sınırlı süre; gereksiz dosya içeriği ilişki kurulmazsa imha edilir
İnternet sitesi çerez ve teknik kayıtları	Güvenlik ve site işlevleri	İlgili çerez ve internet sitesi aydınlatmasında belirtilen süre

27 REKLAM VE PAZARLAMA AMAÇLI KULLANIM

Müvekkil, potansiyel müvekkil veya üçüncü kişilerden elde edilen iletişim bilgileri sırf elde edilmiş olmaları nedeniyle reklam, toplu pazarlama veya hedefli hizmet teklifleri için kullanılmaz. Bir kişinin telefon veya e-posta bilgisinin üçüncü kişi tarafından Büroya verilmiş olması pazarlama izni anlamına gelmez. Güncelleme tarihinde toplu e-posta, e-bülten veya pazarlama otomasyonu kullanılmamakta ve bu amaçla alıcı listesi tutulmamaktadır. Avukatlık mevzuatındaki reklam yasağı hükümleri ayrıca saklıdır.

28 İLGİLİ KİŞİNİN KVKK KAPSAMINDAKİ HAKLARI

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
• KVKK m.7 şartları çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhe bir sonuç doğmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

29 BAŞVURU YÖNTEMİ

KVKK kapsamındaki talepler, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun olarak aşağıdaki yöntemlerle iletilebilir.

• Yazılı başvuru: Esentepe Mahallesi, Harman 1 Sokak, Duran İş Merkezi No:4 Kat:8, Şişli / İstanbul adresine şahsen, noter veya diğer mevzuata uygun yazılı yöntemlerle
• KEP yoluyla veya güvenli elektronik imza ya da mobil imza kullanılarak yapılacak başvurular: enveralper.mutluer@hs01.kep.tr
• İlgili kişinin daha önce Mutluer Hukuk Bürosuna bildirdiği ve Büro sisteminde kayıtlı e-posta adresi üzerinden kvkk@mutluer.av.tr adresine başvuru

Sistemde daha önce kayıtlı olmayan sıradan bir e-posta adresinden yapılan başvurularda kişisel verilerin yanlış kişiye açıklanmasını önlemek amacıyla ek kimlik doğrulaması veya Tebliğ’e uygun başka bir başvuru yöntemi istenebilir. Kimlik doğrulama için gerekenden fazla veri talep edilmez.

Başvuruda ad ve soyad; yazılı başvuruda imza; Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu ile varsa pasaport veya kimlik numarası; tebligata esas yerleşim yeri veya işyeri adresi; varsa bildirime esas e-posta, telefon ve faks bilgileri; talebin konusu ile talebi destekleyen bilgi ve belgeler bulunmalıdır. Kimlik doğrulama amacıyla gerekenden fazla kişisel veri istenmez.

30 BAŞVURULARIN SONUÇLANDIRILMASI

Başvurular talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Talebin tamamen veya kısmen reddedilmesi hâlinde hukuki gerekçe ile talebin hangi kısmının karşılandığı açıkça belirtilir. Kanuni saklama yükümlülüğü veya bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunluluk devam ediyorsa silme talebi, hukuki sebep sona ermeden verinin derhâl silinmesi sonucunu doğurmayabilir.

Nihai cevap ilgili kişiye yazılı veya elektronik ortamda bildirilir. Telefon görüşmesi, yüz yüze bilgilendirme veya başka bir sözlü iletişim yöntemi tek başına KVKK m. 13 ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında cevap sayılmaz. Cevabın içeriği, gönderim tarihi ve gönderim yöntemi ispatlanabilir biçimde kaydedilir.

31 AYDINLATMANIN İSPATI VE SÜRÜM YÖNETİMİ

Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı veri sorumlusuna aittir. İnternet sitesi sürüm kayıtları, e-posta ile iletim, elektronik form sürümü, tarih/sürüm bilgileri veya fiziki teslim kaydı gibi yöntemlerle hangi tarihte hangi metnin kullanıldığı kayıt altına alınabilir. Bu kayıt açık rıza anlamına gelmez.

32 GÜNCELLEME

Bu metin; KVKK ve ilgili mevzuat, Kişisel Verileri Koruma Kurulu karar ve duyuruları, 18 Şubat 2026 tarihli ve 2026/347 sayılı İlke Kararı, 1 Ekim 2026 tarihli ilgili kişi başvurularına verilecek cevabın bildirim usulüne ilişkin duyuru, Avukatların Mesleki Faaliyetlerinde Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Uygulama Rehberi, KVKK Üretken Yapay Zekâ ve Kişisel Verilerin Korunması Rehberi, TBB Avukatlar İçin Yapay Zekâ Kullanımı Tavsiye Rehberi, Büro hizmetleri ve kullanılan teknolojiler değiştiğinde yeniden değerlendirilir. Mevcut aydınlatmayı aşan yeni bir amaç için işleme başlamadan önce yeni veya tamamlayıcı aydınlatma yapılır.

Güncel sürüm www.mutluer.av.tr üzerinde erişilebilir tutulur.